Privacybeleid

1  Algemeen

Stichting Sociaal Cultureel Centrum Myllesweerd (hierna te noemen Myllesweerd) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

In dit privacybeleid geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ‘Myllesweerd’.

 

2  Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

 

3  Verwerkt ‘Myllesweerd’ persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

  1. De vrijwilligers (NAW-gegevens, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer(s).
  2. De bestuursleden (NAW-gegevens, geboortedatum,  e-mailadres, telefoonnummer(s), bestuursfunctie).
  3. De vaste huurders (Naam organisatie/instelling, NAW-gegevens contactpersonen, e-mailadres, en wanneer nodig IBAN-nummer m.b.t. facturatie)
  4. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken c.q. diensten van afnemen zoals andere organisaties, relatie, leveranciers, zzp’ers, gemeentelijke instanties etc. (organisatie/bedrijf, naam, e-mailadres, telefoonnummer, IBAN-nummers m.b.t. facturatie).
  5. Bezoekers aan activiteiten zoals theater,- en filmvoorstellingen (NAW-gegevens, -emailadres, telefoonnummer en wanneer nodig een IBAN-nummer).
  6. Personeelsgegevens vallen onder de Arbowet.

 

4  Waarvoor verwerkt ‘Myllesweerd’ deze gegevens?

De persoonsgegevens die ‘Myllesweerd’ verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten, maar ook voor het sturen van een attentie voor verjaardagen, ziekte,  andere bijzondere gelegenheden, declaratie en andere administratieve handelingen. Persoonsgegevens van nieuwe vrijwilligers worden ook vastgesteld in zogenoemde ‘vrijwilligerscontracten’.
  2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
  3. Huurders: Deze gegevens worden vastgelegd en bewaard om te gebruiken voor de verhuurcontracten, voor facturering en om contact op te kunnen nemen wanneer nodig.
  4. Contactpersonen samenwerkende organisaties/bedrijven/zzp’ers: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking en/of voor facturering van geleverde diensten.
  5. Bezoekers van theater,- en filmvoorstellingen: Deze gegevens zijn nodig om de kaarten te kunnen verzenden en om contact op te nemen. Tevens kunnen deze gegevens worden gebruikt voor promotiedoeleinden.

 

5  Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Myllesweerd is hoofdverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens, maar heeft de uitvoering hiervan als volgt geregeld:
1. Secretaris

De persoonsgegevens van de bestuursleden, overige vrijwilligers, beheerders, bedrijfsleider en contactpersonen van samenwerkende organisaties en ZZP’ers worden beheerd door de secretaris van ‘Myllesweerd’. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij het betreffende bestuurslid) beveiligde computer met adequate virusbescherming.

2. Bedrijfsleider

De bedrijfsleider beheert de persoonsgegevens van de beheerders en contactpersonen van bedrijven en leveranciers. Deze gegevens staan op een beveiligde computer met wachtwoord en adequate virusbescherming.

3. Personeelsgegevens: Deze gegevens worden digitaal beheerd door de secretaris, penningmeester en bedrijfsleider van Myllesweerd. De salarisadministratie wordt uitgevoerd door een extern kantoor.

4. Yourticketprovider: De persoonsgegevens van bezoekers van onze theater,- en filmvoorstellingen worden verwerkt via ons kaartverkoopsysteem Yourticketprovider.

5. Boekhouding: De jaarrekening wordt opgesteld door een extern administratiekantoor. De salarisadministratie met betrekking tot de boekhouding wordt uitgevoerd door een extern kantoor. Bij de verwerking van mogelijke persoonsgegevens is de verwerker gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

6  Verwerkt ‘Myllesweerd’ ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. ‘Myllesweerd’ verwerkt deze gegevens niet.

 

7  Bescherming persoonsgegevens

De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor die personen die de gegevens vanuit hun rol of functie daadwerkelijk nodig hebben (zie 5). De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij hiervoor toestemming gegeven is door de betrokkene. Bij mailing aan meerdere e-mailadressen worde de ‘bcc’ gebruikt. Tevens sluit Myllesweerd met die partijen die persoonsgegevens in opdracht van Myllesweerd verwerken een ‘verwerkingsovereenkomst’, waarmee de privacy en de beveiliging van deze gegevens wordt gewaarborgd.

 

8  Bewaartermijnen van persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden bewaard zolang deze gegevens nodig zijn:
-zolang de betrokkene vrijwilligerswerk in of voor Myllesweerd doet, langdurig of incidenteel.

-zolang de betrokkene een ruimte huurt in Myllesweerd.

-zolang de betrokkene samenwerkt met of diensten afneemt dan wel verleent aan Myllesweerd.

-zolang de betrokkene in contact met mensen van Myllesweerd staat.

-indien met de bezoekers van een theater- of filmvoorstelling een overeenkomst tot stand gekomen is (bijvoorbeeld door aankoop een toegangskaart) bewaart Myllesweerd deze

Persoonsgegevens 5 jaar. Deze gegevens worden automatisch verwijderd als in deze periode niet opnieuw een overeenkomst wordt gesloten.

Zodra er een wijziging van persoonsgegevens binnenkomt, worden de oude gegevens verwijderd. Voor de administratie hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms worden interessante stukken langer bewaard dan deze termijn vanwege historisch belang.

 

9  Beeldmateriaal

Het komt regelmatig voor dat er tijdens bijeenkomsten en activiteiten foto’s en video’s gemaakt worden waar personen op staan. Dit beeldmateriaal kan worden ingezet ter promotie van activiteiten van Myllesweerd door plaatsing op onze website, sociale media en dorpskrant. Indien u niet wilt, dat wij uw foto/video voor promotiedoeleinden gebruiken, kunt u dat doorgeven aan de secretaris van Myllesweerd.  Betrokkenen hebben geen recht op een vergoeding voor het gebruik van foto’s en video’s.

 

10  Kan ik zien welke gegevens ‘Myllesweerd’ van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris  van ‘Myllesweerd’ om deze gegevens in te zien. De secretaris is bereikbaar via secretaris@myllesweerd.nl.

 

11  Wat te doen bij een datalek?

Myllesweerd doet er uiteraard alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan is er sprake van een datalek. Het is wettelijk verplicht om dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid voor het melden van een datalek ligt bij de secretaris van Myllesweerd.

 

12  Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van ‘Myllesweerd’, via secretaris@myllesweerd.nl. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

13  Wijzigingen

‘Myllesweerd’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van ‘Myllesweerd’ te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.myllesweerd.nl.

 

Privacybeleid Myllesweerd